هنگام ثبت شرکت اطلاعاتی از اعضا گرفته می شود که این اطلاعات به مرور زمان و طی فعالیت شرکت ممکن است به دلایل بسیاری تغییر کند یکی از این تغییرات حق امضا می باشد .هریک از این تغییرات به راحتی قابل انجام است کافی است اطلاعات کافی در رابطه با هریک از این موارد ، مراحل و مدارک مورد نیاز را کسب کرده و از یک متخصص اموری ثبتی مشاوره گرفته شود. در این مقاله سعی شده است تا اطلاعات کافی در زمینه حق امضا و تغییر آن در اختیار مخاطبین قرار گیرد .
مطالعه بیشتر :
ثبت شرکت با مسئولیت محدود
ثبت شرکت سهامی خاص
ثبت شرکت سهامی عام
ثبت شرکت تعاونی
ثبت شرکت دانش بنیان
حق امضا در شرکت چیست؟
از آنجایی که اساسنامه یک شرکت به معنی چارچوب فعالیت های آن شرکت است از این رو نام افرادی که حق امضا دارند
اساسنامه ذکر می شود.
در جلسه هیئت مدیره ، افرادی به عنوان افراد مجاز به حق امضا تعیین می شوند که می توانند تمامی چک ها ، سفته ها و قراردادها و اوراق بهادار و … را امضا کنند. تعداد افراد مجاز به حق امضا از یک نفر تا چند نفر متغیر است.
حق امضا از دو بخش تشکیل می شود:
- یک بخش برای امضای چک، سفته، برات، قراردادها و عقود اسلامی .
- بخش دیگر برای امضای اوراق عادی و اداری.
اعضای هیات مدیره می توانند در دو بخش حق امضا را به یک نفر بدهند و یا در هر بخش یک نفر این حق را داشته باشد و حتی این امکان وجود دارد که در یک بخش و یا دو بخش حق امضا برای دو نفر باشد که متفقاَ امضا کنند.
تمام اعضای هیات مدیره باید بر روی حق امضا مجاز شرکت با هم به توافق برسند.
لازم به ذکر است که حق امضا مجاز شرکت باید هم در صورتجلسه موسس و هم در اوراق شرکت آورده شود و تمام اعضای هیات مدیره باید آن را امضا کنند. کلیه این اطلاعات در اساسنامه شرکت قید می شود.
در هر شرکتی شخصی به عنوان مدیر عامل وجود دارد که وظایف خاصی بر عهده وی است، توجه داشته باشید که در هر شرکتی، مدیر عامل باید حق امضا داشته باشد. در ضمن نوع شرکت یکی از مواردی است که تاثیر به سزایی بر روی حق امضای اعضا یک شرکت دارد.
حق امضا در شرکت سهامی خاص
در ثبت شرکت سهامی خاص حداقل 5 نفر به عنوان هیئت مدیره مشغول به کار هستند، در این نوع شرکت بازرس ها نمی توانند حق امضا داشته باشند، اما هر سه نفر دیگر می توانند حق امضا داشته باشند و این موضوع با تصمیم نهایی همین هیئت مدیره انجام می شود.
حق امضا در شرکت مسئولیت محدود
هنگام ثبت شرکت با مسئولیت محدود حداقل دو نفر به عنوان شریک هستند، این دو می توانند با هم دیگر، یا به طور تکی حق امضا داشته باشند. حق امضا هم که دو بخش است عموما : اوراق مالی و تعهد آور و اوراق عادی و اداری که هر دو باید به هنگام ثبت شرکت مشخص شوند.
تعیین افراد دارنده حق امضا
پس از تشکیل شرکت، هیئت مدیره در جلسه‌ای، دارندگان حق امضا را انتخاب می‌کند. توجه داشته باشید که در یک شرکت، اعضا هیئت مدیره تنها کسانی هستند که می توانند در رابطه با مسائل مهم تصمیم گیری کنند.
داشتنن حق امضا در شرکت هم از آن مسائل مهمی است که فقط اعضا هیئت مدیره می توانند برای آن تصمیم گیری کنند. از این رو در طی جلسه هایی که اعضا هیئت مدیره با یکدیگر دارند، شخص یا اشخاصی را به عنوان دارنده حق امضا معرفی می کنند و باید توجه داشته باشید که در صورت نیاز امکان تغییر حق امضای شرکت وجود دارد.
دارنده حق امضاء چه مسئولیت هایی دارد؟
دارنده حق امضا مسئولیت های مدنی و کیفری دارد علاوه بر اینها مسئولیت نسبت به پرداخت مالیات نیز دارد. در واقع دارنده حق امضاء مسئولیت مدنی و کیفری در مقابل شرکای شرکت نسبت به اوراق تعهدآوری که امضا کرده دارد و وظیفه پاسخگویی در مراجع حقوقی و کیفری در مقابل دعواهایی که به نفع یا ضرر شرکت در نتیجه اسناد تعهدآور اقامه شده برعهده اوست. همچنین در قبال چک‌های صادرشده به امضای او مسئولیت تضامنی با شرکت خواهد داشت و در مقابل اتهامات و تعقیبات شرکت مسئولیت کیفری با شرکت طبق ماده ۱۴۳ قانون مجازات اسلامی دارد. آخرین مسئولیت دارنده حق امضا، مسئولیت تضامنی طبق قانون مالیات مستقیم و مالیات بر ارزش‌افزوده برای پرداخت مالیات‌های معوقه شرکت است.
آیا می توان حق امضاء را از مدیران سلب کرد؟
از مدیرعامل نمی توان حق امضا را سلب کرد زیرا مدیرعامل نماینده شرکت است و قاعدتاً باید حق امضاء داشته باشد تا امور شرکت را انجام دهد. از اعضای هیات مدیره که حق امضا دارند می توان حق داشتن امضا را سلب نمود منتها از مدیرعامل نمی توان حق امضا را سلب نمود.
تغییر حق امضا
گاهی پیش می‌آید که شرکتها پس از ثبت نیاز به تغییرات پیدا می‌کنند. تغییر حق امضا نیز یکی از این تغییرات است. مثلا ممکن است یکی از اعضای شرکت که صاحب حق امضا نیز هست بخواهد از شرکت برود. و یا شرکا بخواهند مشارکت خود را با او قطع کنند.
در این صورت، هیئت مدیره می‌تواند جلسه‌ای تشکیل داده و درباره تغییر حق امضا تصمیم‌گیری کند. همچنین اعضا می‌توانند مجمع عمومی فوق‌العاده تشکیل داده و با نگارش صورت جلسه آن نسبت به تغییر حق امضا اقدام کنند. در این صورت دارندگان حق امضا تغییر می‌کنند و افراد جدیدی صاحبان حق امضا شناخته می‌شوند. این افراد می‌توانند از طرف شرکت معاملاتی انجام دهند و اوراقی را امضا کنند.
مراحل تغییر حق امضای شرکت
- تنظیم نمودن صورتجلسه مبنی بر تغییر حق امضاء مجاز
- تکمیل نمودن فرم های اداری مربوطه
- ارائه نمودن مدارک و فرم ها به اداره ثبت شرکت ها
- برطرف کردن ایرادهای وارد شده
- تایید نهایی
- صادر کردن پیش آگهی تغییر حق امضاء مجاز شرکت
- منتشر کردن آگهی مذکور در روزنامه رسمی
مدارک لازم برای تغییر حق امضای مجاز شرکت
- تصویر مدارک شناسایی اعضای شرکت
- تصویر آگهی تاسیس و روزنامه رسمی
- تصویر آگهی آخرین تغییرات شرکت (در صورت وجود)
- مراحل تغییر حق امضای مجاز شرکت
- تنظیم صورت جلسه مبنی بر تغییر حق امضای مجاز شرکت
- ثبت صورتجلسه و ورود اطلاعات در سامانه ثبت شرکتها
- ارسال صورتجلسه تغییر حق امضا در قالب پاکت پستی مخصوص ( پاکت زرد رنگ موجود در باجه های پستی )
- صدور پیش نویس آگهی تغییر حق امضای مجاز شرکت بعد از چند روز که از پست مدارک گذشت
- امراجعه به اداره ثبت جهت امضا آگهی و دریافت آگهی تغییرات
- پرداخت هزینه روزنامه رسمی و کثیر الانتشار
تفاوت تعیین حق امضاء و تغییر حق امضاء
اصولاً تعیین حق امضاء به اشخاص و مشخص نمودن نام شخصیت در صورت جلسه انجام می پذیرد ولی تغییر حق امضاء به سمت شخص در شخصیت حقوقی باز می گردد.
با توجه به این موضوع اگر شما تعیین حق امضاء را انجام دهید و نام شخص را ذکر کنید با تغییر سمت شخص در هیات مدیره شرکت حق امضاء برای شخص باقی می ماند.
ولی اگر تغییر حق امضاء باشد با جابه جا شدن شخصی سمت دارای امضاء دارای حق امضاء باقی می ماند و این موضوع به سمت شخص دارای حق امضاء ارجاع می خورد.
